Audyt dokumentacji prawnej w firmie


Zewnętrzny audyt dokumentacji personalnej w firmie
pozwala na uporządkowanie oraz wskazanie ewentualnych nieprawidłowości w dokumentach związanych z zatrudnieniem pracowników. Prawo w Polsce nakłada na pracodawców szereg wymogów co do sporządzania oraz prowadzenia i przechowywania dokumentacji; firmy, które nie posiadają wewnętrznych rozbudowanych struktur kadr i HR często nieświadomie mogą narażać się na poważne konsekwencje prawne.
Często nawet tak proste z pozoru sprawy jak regulamin pracy, regulamin wynagrodzeń czy regulamin porządkowy jest obarczony wieloma wymaganiami prawa których niespełnienie skutkuje sankcjami, od nieważności takiego dokumentu po kary finansowe. Sprawy komplikują się jeszcze bardziej gdy dochodzimy do umów z pracownikami czy układów zbiorowych. Firmy, które preferują współpracę na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenie, umowy o dzieło) często poprzez jedne nieprawidłowo dobrany zapis narażają się na to iż w razie kontroli Inspekcja Pracy zakwalifikuje takie umowy jako umowy o pracę.


Audyt polityki personalnej jest jednym z elementów innych audytów przeprowadzanych w przedsiębiorstwie (np. wewnętrznego, jakości, menedżerskiego, organizacyjnego) lub samodzielnym narzędziem doskonalącym zarządzanie zasobami ludzkimi. Jest to działanie mające charakter doradczy i monitorujący. Polega na usystematyzowanym, metodycznym badaniu i ocenie zasobów ludzkich oraz systemu funkcji personalnej i kosztowej, który ma na celu ich doskonalenie poprzez sprawdzenie zgodności stanu obecnego z przyjętymi standardami lub wzorcami. Celem tego audytu jest uzyskanie informacji określających mocne i słabe strony w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, które są podstawą do podejmowania działań korygujących i udoskonalających.

W zakres usług wchodzi:

  • audyt dokumentów pracowniczych (umowy, aneksy, dokumenty związane z powierzonym mieniem, delegacje itp.) w zakresie poprawności ich tworzenia i prowadzenia, rekomendowanie usprawnień,
  • audyt regulaminów i dokumentacji wewnętrznej firmy (regulaminy pracy, RODO, regulaminy wynagrodzeń, regulaminy premiowania, zarządzenia porządkowe, statuty oraz projekty układów zbiorowych pracy, regulaminy organizacyjne, zasady dostępu do danych poufnych oraz objętych ochroną jako szczególnie wrażliwe; w tym danych osobowych),
  • szkolenie pracowników firmy odpowiedzialnych za tworzenie i prowadzenie wyżej wymienionych dokumentów,
  • audyt struktury zatrudnienia firmy (mapowanie struktury organizacyjnej w tym wartościowanie stanowisk, struktura bezpośredniej podległości i nadrzędności stanowisk),
  • audyt wynagrodzeń: siatka płac, systemy premiowania, systemy podwyżek,
  • audyt regulaminów, procedur i szablonów okresowych ocen pracowników,
  • audyt metod oraz struktury raportowania.


Korzyści związane z audytem:

  • dostarczanie informacji pomocnych przy konstruowaniu ścieżek kariery, awansów oraz tworzeniu planów i metod sukcesji i rekrutacji,
  • uniknięcie ryzyka negatywnych konsekwencji prawnych (kar finansowych) w razie kontroli w firmie prowadzonej przez organy państwa,
  • optymalizacja kosztów pracy przez udoskonalenie stosowanych procedur, systemów i modeli organizacji pracy, rekomendowanie alternatywnych rozwiązań,
  • określenie zakresu obowiązków i odpowiedzialności działu personalnego,
  • dookreślenie ewentualnych istotnych problemów personalnych,
  • zapewnienie zgodności działań organizacji z wymogami prawa,
  • dokonanie przeglądu systemu informacji personalnej w firmie.

Masz pytania? Skontaktuj się ze mną:

Doradztwo HR Sebastian Prokop

NIP 5451759296 Regon 200247349

  telefon: 605237856

  e-mail: sebastian.prokop@doradztwohr.pl